Procedimientos para solicitar un sitio web
A continuación se detallan los procedimientos que deben seguir los organizadores de eventos que soliciten el servicio de confección y hospedaje de sitios web para promocionar o gestionar sus eventos.
I.- Realizar una solicitud según el tipo de sitio (promoción o gestión) que desee, por escrito, a Cencomed por parte de las instituciones organizadoras del evento (Sociedades Científicas que auspician el evento), con un año de antelación a la celebración del mismo. En esta solicitud debe incluir que el evento ha sido aprobado por el Consejo Nacional o Provincial de Sociedades Científicas de la Salud, de ser un evento institucional el Director o Rector de la Institución que lo organiza.
II.- Los organizadores nombrarán a un editor del sitio quien será el responsable de su actualización y de la información que se brinde. Los datos de este editor aparecerán en la carta de solicitud del servicio y en el propio sitio. Estos editores se haran responsables del contenido del sitio.
III.- Los sitios confeccionados tienen que seguir la política de publicación en el web de Infomed.
IV.- Los sitios deben contener la siguiente información mínima la cual debe ser enviada junto a la solicitud de los servicios(carta tipo según tipo de evento)
1.- Nombre del evento completo
2.- Siglas (si las tuviera) se utilizan en los url del sitio y facilita la promoción de este evento.
3.- Fecha de realización.
4.- Sede :
Nombre de la sede, provincia y dirección del sitio Web de la sede, si lo tuviera Ej.: Palacio de Convenciones (http://www.cpalco.com). Aparecen los datos de la sede y las facilidades ofrecida por la misma, ya sean tecnológicas, gastronomicas, etc.
5.- Convocatoria:
Debe aparecer quien convoca, los objetivos generales del evento, a quien va dirigido y puede estar firmado por el presidente del evento o de la Sociedad. Hacer énfasis en los aspectos científicos y en el intercambio profesional.
6.- Comité Organizador
Nombres y dos apellidos con su categoría científica y país (es recomendable informar la institución de procedencia y especificar presidente).
Ej.Presidente:
Dr. Mario Alfonso Mena. México
Vicepresidente:Dr. Cs. Armando Pérez Roque.
Director del Centro de Información Científico Técnica de la Universidad Cololbus. Paraguay
7.- Comité Científico
Nombres y dos apellidos con su categoría científica y país y especificar el presidente
8.- Auspicios
Instituciones que apoyan o avalan el evento desde el punto de vista científico, no monetario. Para ello se requiere que el Comité Organizador posea las cartas de aceptación del auspicio. Si las instituciones auspicadoras tienen sitio web deben enlazarse al nombre de la institucion. No deben aparecer en el sitio patrocinios de firmas farmacéuticas, productoras o comercializadoras de equipos médicos extranjeras o cualquier otra publicidad comercial.
9.- Temáticas
Se especificarán las temáticas fundamentales sobre las que versará el evento.
10.- Normas para la presentación de los trabajos
Explicar de forma breve las normas que deben seguir los autores en cuanto a forma y contenido para confeccionar los resúmenes y ponencias. Tiene que aparecer el nombre y dirección electrónica del contacto al que deben ser enviados los resúmenes y ponencias.
11.- Fechas importantes: de entrega de trabajos y otras informaciones.
12.- Modalidades de presentación de trabajos: posters, conferencias presentaciones libres y/o si son virtuales o presenciales
13.- Programa preliminar (primero un esquema general se puede modificar en cuanto este completo) El programa se debe ir actualizando en la medida en que los Comités Organizadores vayan teniendo conformado el mismo. Es recomendable que se den a conocer los nombres, países e instituciones de las personalidades o conferencistas invitados al evento que con su presencia realzan el nivel del mismo.
14.- Cursos precongresos
Deben aparecer los datos fundamentales del curso: Título del curso, objetivos, duración, programa (incluye fecha y hora), sede, profesionales a los que va dirigido, nombres y apellidos de los profesores que impartirán el curso, así como su categoría, institución y país. Esta información no siempre se tiene completa cuando comienza la promoción de evento, por lo que se publicará en el sitio cuando esté lista.
15.- Cuotas de inscripción y alojamiento
Deben aparecer las cuotas de inscripción del evento, plazo y lugar donde hacer dicho pago. Especificar el monto para los extranjeros y para los cubanos. Las propuestas de paquetes de alojamiento con sus precios y especificaciones de la agencia o el turoperador del evento, los nombres, apellidos y dirección electrónica de la persona que atiende el evento por la parte turística y del organizador profesional del evento.
16.- ContactosNombres, apellidos, categoría y localización de aquellas personas del Comité Organizador que atenderán las demandas de los delegados. Dirección electrónica del evento. (CENCOMED puede facilitar un buzón de correo electrónico temporal con estos fines, previa solicitud de la institución organizadora del evento donde conste el nombre y apellidos de la persona responsable de la cuenta, su centro de trabajo y su carné de identidad) Esta dirección debe estar en sintonía con la temática del evento. Ej. pediatria@infomed.sld.cu La cuenta será desactivada una vez concluido el evento
17. Editor del sitio Es imprescindible que aparezca en este acápite: Nombre completo del editor, Profesión, Centro de trabajo, Localización postal, electrónica y telefónica Ej:
Dra Mitra Hernádez Cueto
Especialista en Bioquímica Clínica – Webmaster – Infomed – CNICM
mitraaa@infomed.sld.cu
Calle 27No. 110 e/ M y N. Plaza de la Revolución, Ciudad de La Habana, 10400 Cuba
Telefs: (537) 8383316 al 18 y (537) 8383320 Horario de atención: 8:30 AM a 5:00 PM, de Lunes a Viernes
16.-El menú de navegación debe quedar con este orden:
Convocatoria
Comités
Auspicios
Temáticas
Normas para autores
Programa preliminar
Cursos precongresos
Cuotas de inscripción y alojamiento
Sede del evento (si no aparece en la convocatoria)
Contactos
Editor del sitio
– Los contenidos no deben tener los textos en mayúsculas ni subrayados.
– Cuando se quiera destacar algo ponerlo en negritas. Ej. Bienvenidos al VI congreso internacional de Geriatría
– Las imágenes usadas deben ser de calidad (buena resolución) y bajo peso (no mayor de 60kb)
OTROS ASPECTOS DE INTERÉS
Es importante que llene cuidadosamente todos los datos cuidando la redaccion y ortografia para facilitar el proceso de traduccion del sitio si asi lo requiere, estos datos deben ser enviados a la cuenta cencomed@infomed.sld.cu, la carta tipo debe tener la firma y los cuños digitales de las entidades que aprueban
Los organizadores de eventos que desarrollen el sitio de promoción del mismo en la plataforma de Word Press podrán encontrar aquí una ayuda “paso a paso” para facilitarles esta tarea.
Política de publicación web de Infomed